Selecteer een pagina

Begroting – ijkpunt of knelpunt?

okt 29, 2020

Intro

Begrotingen en budgetten gaan in de beleving van veel mensen alléén over geld. Moet er iets gekocht worden dan is de vraag of er genoeg budget is. Als geld echter de enige kijkrichting is gaan we voorbij aan de essentie van begroten en budgetteren. In deze blog daarom aandacht voor de plaats en functie van deze instrumenten.

Eerst uitleg over begroting en budget. Daarna handvatten om deze als ijkpunt te gebruiken en te voorkomen dat het een knelpunt wordt.

Wat is een begroting?

Een begroting is de uitkomst van een proces om ambities, doelen, mogelijkheden, planning en kosten af te stemmen. Alle organisaties hebben wensen, voornemens en plannen. Denk aan ontwikkeling nieuwe producten, verbreding dienstenaanbod, versterking marktpositie, etc. Zonder veel moeite kan een ieder dit aanvullen. Jaarlijks maken organisaties daarom afwegingen over plannen. Allerlei vragen komen dan bij elkaar: draagt dit plan bij aan de corebusiness? hoe urgent is het plan? hoeveel tijd neemt het in beslag? hebben we voldoende kennis? Deze afwegingen vragen om keuzes die te maken hebben met de koers en het beleid van de organisatie. Om inzicht te krijgen in de kosten en risico’s van de plannen en in de draagkracht van de organisatie zijn financiële cijfers onmisbaar. Met behulp van deze cijfers kunnen de plannen ook vergeleken worden.
In het begrotingsproces worden inschattingen gemaakt en aan de hand van criteria afwegingen gemaakt. De vastgestelde begroting is een vertaalslag van keuzes en geeft aan hoeveel financiële ruimte hiervoor beschikbaar is. Bestuur en directie zijn voor dit keuzeproces verantwoordelijk. De begroting is een integraal onderdeel van het beleid en vormt een ijkpunt bij de uitvoering.

Wat is een budget?

Zodra de uitvoering van het beleid start worden vanuit de begroting activiteiten in de vorm van budgetten uitgezet. Een budget is een concrete inhoudelijke opdracht met planningen en beschikbare middelen. Dus meer dan alleen geld. Soms is een budget direct af te lezen in de begroting. Het kan ook zijn dat een budget bestaat uit meerdere onderdelen van de begroting. Het vastgestelde budget wordt in de regel toegekend aan een budgethouder.
Tijdens de uitvoering kunnen omstandigheden en inzichten veranderen of kosten mee- of tegenvallen. Deze veranderingen dienen in eerste instantie binnen het budget opgevangen te worden. Een eventuele tegenvaller legt beslag op de budgettaire ruimte voor het vervolg. Inzicht in de besteding van middelen is daarom belangrijk. Mochten tegenvallers zo groot zijn dat deze niet op te vangen zijn dan is rapportage naar de opdrachtgever noodzakelijk. Hierbij gaat het om alle facetten van het budget: inhoud, planning en financiën. Op deze wijze vormt het budget een ijkpunt om ‘in control’ te blijven.

Handvatten voor goed gebruik begroting en budget

Het is belangrijk begroting en budget altijd in samenhang met de doelstelling te benaderen. Zelf heb ik in meerdere organisatie ervaren dat openheid over het begrotingsproces en over de bestedingen en beschikbare ruimte creativiteit bevordert. Mensen gaan er voor om de doelstelling binnen de gestelde budgettaire kaders te realiseren. Ideeën over alternatieve werkvormen, slimmer materiaalverbruik of combineren van activiteiten komen in no time op tafel. Als mensen verantwoordelijkheid voelen krijgt eigenaarschap gestalte. Dan krijgt innovatief omgaan met middelen vleugels.
Nog even op een rijtje:
1. Helderheid over samenhang doelen en middelen;
2. Transparantie over bestedingen;
3. Verantwoordelijkheid delen.

Geld en rentmeesterschap

Voor het realiseren van plannen zijn uiteenlopende middelen nodig. Kennis, inzicht, vaardigheid en tijd van meerdere mensen. Materieel en materialen. Stuk voor stuk gaven die aan mensen zijn toevertrouwd. Het is – naar mijn overtuiging – onze opdracht deze gaven goed en verantwoord in te zetten. Persoonlijk hecht ik er bovendien aan ontvangen gaven in te zetten in overeenstemming het doel waarvoor we deze van de Schepper gekregen hebben. De waarde van deze middelen wordt uitgedrukt in geld. In de economische theorie leren we dat geld meerdere functies heeft: ruilmiddel, rekeneenheid en oppotmiddel.

Geld heeft echter – net als medicijnen – ook ‘bijwerkingen’.

Geld gebruiken en beheren is uitgangspunt van rentmeesterschap. Geld kan echter gemakkelijk het doen en denken van mensen beheersen. De rijke en wijze koning Salomo heeft een les doorgegeven in Prediker 5: 9 “Die het geld liefheeft, wordt van het geld niet zat; en wie den overvloed liefheeft, wordt van het inkomen niet zat. Dit is ook ijdelheid.” Een les die ook in 21e eeuw actueel blijft.

Samenvatting

Doel, planning en middelen horen bij elkaar. Geld is een handig hulpmiddel om haalbaarheid te beoordelen en de voortgang te bewaken. Gebruik en beheer gelden en voorkom dat geld je gaat beheersen. Kortom: bij goed gebruik vormen begroting en budget belangrijke ijkpunten.

 

Tip

  • Trek pas conclusies uit een begroting als je inzicht hebt in de gemaakte keuzes;
  • Vraag door als financieel vakjargon een belemmering vormt.