Tijd – zingeving en zuurstof

Intro

“Kunnen we vandaag even overleggen?” Een bekende vraag. “Ik zal eens kijken of ik een gaatje heb, mijn agenda zit bomvol.” Balans krijgen en houden in je agenda. Oftewel: hoe verdeel ik de beschikbare tijd. In deze blog de schijnwerper op tijd en tijdsbesteding. Een stukje theorie, enkele voorbeelden uit de praktijk met een spits vanuit rentmeesterschap.

Wat is tijd?

Een kort en bekend woord met vele betekenissen. In het dagelijks spraakgebruik gaat het vaak over ‘hoe laat het is’ of ´hoe lang iets duurt´. Bij het woord tijd kan het ook gaan om ´wanneer een gebeurtenis heeft plaatsgevonden of wanneer een activiteit gepland staat´. Naast deze objectieve betekenis zijn er meerdere subjectieve factoren die gevoel geven bij tijd en tijdsduur. Als het nog vroeg is zeggen we bijvoorbeeld: “het is nog maar 15.00 uur, dan zijn we mooi op tijd”. Of als wachten lang duurt: “ik wacht al een kwartier, tjonge wat duurt dat een tijd, zeg”. Persoonlijke beleving van tijd is een belangrijke factor.

Hoeveel tijd hebben we?

Feitelijk heeft elk mens – objectief gezien – 24 uur in een dag en 60 minuten in een uur. Afgezien van nachtrust en persoonlijke verzorging spelen allerlei persoonlijke factoren een rol bij de besteding van tijd. Denk aan: gezondheid, leeftijd, leefomstandigheden, sociale context, etc. Zo kan iedereen zijn of haar ruimte inschatten voor activiteiten binnens- of buitenshuis, betaald of onbetaald. Het is van belang deze feitelijke, theoretische benadering in het achterhoofd te houden bij afstemming tussen agenda’s. Daarnaast vormt de plaats in maatschappelijke en sociale verbanden een belangrijke factor voor de beleving van tijd. Als je werk verricht dat aansluit bij je drive en je betrokken bent bij de organisatie dan gaat de tijd snel en geeft tijdsbesteding energie. In situaties waarbij je het werk met tegenzin uitvoert en er geen klik is met de organisatie, duurt elk uur lang en voelt tijdsbesteding als een last.

Hier raken we motivatie en zingeving

Vier voorbeelden die regelmatig in de praktijk terug te zien zijn:

1. Leerlingen die op school regelmatig te laat komen en nauwelijks tijd besteden aan hun huiswerk blijken op stages ruim op tijd te zijn. Bovendien zijn zij ten allen tijde bereid na de officiële werktijd nog een klus af te ronden .Hoe komt dat? Zij zien waarvoor zij werken en voelen zich verantwoordelijk. Zicht op het doel creëert ruimte in tijdsbesteding.
2. Mensen die ´alles´ interessant vinden, veel personen ontmoeten en alle uitnodigingen oppakken. Ze willen niets ‘interessants’ missen. Gevolg: hoofd en agenda lopen over. Na ‘voelbare protesten’ van het lichaam komt bezinning op gang. Zo´n levensritme is niet vol te houden. Vragen over zingeving leggen basis voor evenwichtige keuzes. Zingeving brengt balans in tijdsbesteding.
3. Mensen die op het werk het niet naar hun zin hebben, elke dag uitzien naar 17.00 uur en ’s avonds bij de hobbyclub actief en gedreven zijn. Zij komen daar als eerste en gaan pas naar huis als de meeste leden al vertrokken zijn. Hoe komt dat? Op het werk voelen zij geen waardering, terwijl de leden van de hobbyclub erkenning geven. Waardering en erkenning zorgen voor positieve tijdsbeleving.
4. Mensen die bij een vraag om zich in te zetten als vrijwilliger bij voorbaat aangeven geen tijd te hebben. Tijdens een spontane ontmoeting kon hierover open gesproken worden. Angst dat het niet zal lukken en onzekerheid blijken belemmeringen te zijn. Het delen van dit gevoel geeft lucht en betrokkene vraagt korte tijd daarna of er nog plaats is voor een vrijwilliger. Vertrouwen heft belemmeringen in tijdsbesteding op.

Uit deze voorbeelden blijkt dat mensen in verschillende situaties tijdsbesteding ook verschillend beleven. Is er zicht op doelen, worden grenzen erkend en wordt waardering en vertrouwen gevoeld dan ligt er een gezonde basis voor regie over eigen tijdsbesteding.

Hoe besteden we tijd?

Bij deze vraag wil ik eerst denklijnen van Stephen Covey noemen. In zijn bekende theorie over persoonlijke effectiviteit wijst hij onder meer op het belang van prioriteiten stellen. Hij heeft een matrix met de vier kwadranten ontwikkeld.

• • belangrijk en urgent => 1^e prioriteit
  • belangrijk en niet urgent => 2^e prioriteit
  • niet belangrijk en urgent => 3^e prioriteit
  • niet belangrijk en niet urgent => 4^e prioriteit

Regelmatig je eigen activiteiten toetsen aan deze kwadranten helpt om prioriteiten te stellen. Een verhelderend hulpmiddel om keuzes te maken in je tijdsbesteding. Tegelijk adviseert Covey zicht te krijgen op je ’cirkel van invloed’. Werk aan zaken waar je invloed op hebt en besteed geen tijd aan zaken waar invloed ontbreekt. Naast prioritering en keuzes in tijdsbesteding is het ook belangrijk inzicht te hebben in persoonlijke krachten en valkuilen. Mensen zijn uniek en verschillend. Bekend is dat de ene mens spanning en tijdsdruk nodig heeft om te presteren, terwijl de andere mens gebaat is bij overzicht en rust. Bij spanning en tijdsdruk doet het lichaam een beroep op adrenaline. Dit geeft even een stoot energie of een kick. Adrenaline is echter alleen bedoeld voor acute noodgevallen waarbij er sprake is van gevaar. Structureel gebruik van adrenaline veroorzaakt uitputting. Naast het risico van uitputting trekt dit ook een wissel op het persoonlijk welbevinden. De vraag is verder of onder hoogspanning werken met een overvolle agenda goed is voor de kwaliteit van het werk.

Even een persoonlijke ervaring: vele jaren kreeg ik als bestuurder van een brede scholengemeenschap te maken met een veelzijdig werkpakket. Voordat je het weet denk je dat alles urgent is. Het college van bestuur had (toen en nu!) gelukkig een secretaresse die consequent ruimte plande tussen afspraken en die ook wekelijks enkele momenten voor visie en beleid reserveerde. Dit bood structuur in je tijdsbesteding. Bovendien kon ik me hierdoor gericht concentreren op de kern van m’n werk. Ik ben haar nog altijd dankbaar voor deze ‘zuurstof’ in de agenda.

Bij de voorkeur in tijdsbesteding is het ook goed rekening te houden met de krachten (en valkuilen) van mensen. Denkers en doeners hebben een eigen stijl. Verder laat bijvoorbeeld ‘Human Dynamics’ de uiteenlopende dynamieken van mensen zien. In de blog over samenwerken (1+1=2⁺ of 2²) is de meerwaarde van verschillen toegelicht.

Rentmeester over tijd

Tijdsbesteding krijgt bij zingeving richting. Dit woord komt vaak terug tijdens seminars (en webinars) over leiderschap en management. Zo spreekt Covey bijvoorbeeld over ‘het vinden van je innerlijk stem’. Als een mens een doel heeft, is inzet van tijd een vanzelfsprekendheid. Dit is geen nieuws. Zingeving vanuit de mens kan aansprekend en krachtig zijn. Op termijn kan het echter verbleken of zelfs verdwijnen. Zingeving vanuit Bijbelse waarden is – naar mijn overtuiging – blijvend. Waarom? Omdat deze waarden door de God (de Schepper) van hemel en aarde gegeven zijn. Dienstbaarheid, naastenliefde, duurzaamheid, etc. krijgen dan een diepere dimensie.

Samenvatting

De invulling van de beschikbare tijd is per mens verschillend. Zingeving geeft richting en voldoening. Doelstellingen geven handvatten voor het stellen van prioriteiten en agenda’s geven inzicht in persoonlijke mogelijkheden. Tijd om te ademen is belangrijk om fit te blijven en je focus scherp te houden.