Van Advies naar Besluit

Intro

Ga je op reis dan wil je graag vooraf weten hoe de situatie op de weg of op het spoor is. Het kost tegenwoordig weinig moeite om actuele reisinformatie real-time te checken. Op de site van ´vanAnaarBeter´ is alle verkeersinformatie zodanig gebundeld dat je met één-druk-op-de-knop meerdere adviezen kunt opvragen. Eventuele alternatieve routes met de  verwachte reistijden worden direct getoond. Zo zijn voor elke reiziger praktische adviezen beschikbaar. Het is uiteraard aan de reiziger om een eigen afweging te maken en vervolgens een besluit te nemen over het vervoermiddel en het tijdstip van reizen.

Adviezen zijn belangrijk om besluiten te nemen. Het is goed het onderscheid tussen advies en besluit in het vizier te houden. Als adviseur en bestuurder heb ik ondervonden dat het onderscheid tussen advies en besluit beide rollen versterkt. In deze blog daarom de schijnwerper op ‘van Advies naar Besluit’.

Advies – gevraagd en ongevraagd

Een advies is een raad of tip van iemand of van een instantie. Adviezen kunnen variëren van algemene suggesties tot dringende aanwijzingen. We kennen allen wel de spontane praktische adviezen. Bijvoorbeeld: als je naar buiten gaat neem dan een paraplu mee; er wordt regen verwacht. Dit is tegelijk een soort ‘smeerolie’ in de sociale contacten. Deze categorie adviezen laat ik nu verder rusten. In de blog richt ik me op gevraagde én ongevraagde adviezen die specifieke kennis en nader onderzoek vereisen. Na analyse van feiten en informatiebronnen worden conclusies getrokken. Deze conclusies vormen samen met aanbevelingen het advies. Zo worden bij het besturen en de directievoering van organisaties talloze adviezen ingewonnen. Twee voorbeelden:

• Eén voorbeeld over woningbouw: de wachtlijsten van woningzoekenden groeien. Met de bestaande en voorgenomen bouwplannen kan niet aan de huisvestingsbehoefte voldaan worden. Het gemeentebestuur wil meer woningbouw en zet adviesvragen uit. Meerdere disciplines (planologie, volkshuisvesting, verkeer, civiel techniek, groen, grondexploitatie, etc.) verrichten onderzoek en komen met voorstellen en adviezen.
• Een tweede voorbeeld uit het onderwijs: bij de doorstroom van leerlingen naar de volgende leerjaren moeten veel leerlingen op basis van hun onderwijsresultaten overgeplaatst worden naar een ander niveau. De vraag is of te maken heeft met de determinatie bij de start van het schooljaar, met de kwaliteit van de lessen of met het pedagogisch klimaat. Teamleiding en directie vragen aan docententeams en vaksecties om dit te onderzoeken en advies uit te brengen.

Dit zijn beiden voorbeelden waar intern advies wordt gevraagd. Het kan ook zijn dat er behoefte is aan externe expertise. In dat geval wordt de adviesvraag extern uitgezet.

Advies – kenmerk

Het belangrijkste kenmerk van adviezen is dat er kennis wordt verzameld en gedeeld. Vanuit deze kennis worden onderbouwde aanbevelingen gegeven. Bij gevraagde adviezen worden gerichte onderzoeksvragen geformuleerd. Bij een ongevraagd advies kan vanuit de rol van ‘waakhond’ worden geadviseerd. Ook kunnen er andere specifieke redenen zijn om advies uit te brengen. De adviseur is verantwoordelijk voor de kwaliteit en betrouwbaarheid van zijn advies. Het is daarom van belang de werkwijze, bronnen en eventuele aannames inzichtelijk te maken.  Helderheid over feiten en interpretaties is essentieel. Dit bevordert transparantie en  rolzuiverheid. Een adviseur is verantwoordelijk voor de inhoud van het advies en niet voor de besluitvorming. Uiteraard geeft het voldoening als het advies opgevolgd wordt. Bij adviezen over gevoelige punten heb ik gemerkt dat het ook belangrijk is argumenten in te brengen om consensus te vinden. Dit alles om besluitvorming mogelijk te maken.

Besluit – visie en weging van belangen

Een besluit is een beslissing van een persoon of van een instantie. Hierbij kan het gaan om uiteenlopende onderwerpen. Besluiten over ´eenvoudige´ en ingewikkelde vraagstukken. Soms moeten weerbarstige dilemma’s en tegengestelde belangen afgewogen worden. Ook zijn er situaties waarbij nog veel onzeker is. Bij de coronamaatregelen werd dit meerdere malen benoemd. Alle beslissingen vereisen betrouwbare en zorgvuldige afwegingen. Verantwoordelijkheid voor besluiten vraagt bestuurlijke visie, inlevingsvermogen en tegelijk daadkracht. Ter illustratie daarom bij de genoemde voorbeelden (over woningbouw en doorstroom leerlingen) een toespitsing op besluitvorming:

• het gemeentebestuur weegt alle ingebrachte locaties voor extra woningbouw af en besluit op twee locaties woningbouw mogelijk te maken. Er wordt opdracht gegeven de vereiste procedures voor te bereiden.
• teamleiding en directie bespreken de onderzoeksresultaten en adviezen van docententeams en vaksecties en besluiten extra begeleiding in te zetten om het pedagogisch klimaat te verbeteren.

Bij beslissingen vragen eventuele tegenstrijdige belangen zorgvuldige aandacht. Het is hierbij noodzakelijk nauwkeurig en transparant inzicht te verkrijgen in achtergronden en  argumentatie van alle partijen. Vooraf zijn heldere criteria onmisbaar. Ook kan het zijn dat voor gevoelige afwegingen meer tijd nodig is. Naast tijd om te rijpen, kan dat ook even lucht geven. Wel dient voorkomen te worden dat een beslissing onnodig uitgesteld wordt.

Koers- en rolvastheid zijn voorwaarde voor goede adviezen én goede besluiten 

Mijn ervaring is dat koers- en rolvastheid belangrijk zijn. Een beslissing moet naar alle partijen eerlijk uit te leggen zijn. Er ligt dan een solide basis voor acceptatie van het besluit. Ook is het goed te onderkennen dat acceptatie tijd kost. Verder is het van belang bij besluiten over personen aandacht te besteden aan nazorg.

Besluit – procedure

Voor een besluit zijn naast visie, inlevingsvermogen en adviezen ook procedureregels belangrijk. Hoe wordt een besluit genomen. Zo zijn vooraf afspraken nodig over de wijze van afwegen en besluitvorming. Ook is het goed in een vroeg stadium vast te stellen of alle benodigde adviezen binnen zijn en of deze voldoende informatie bevatten. Bij de inhoudelijke weging dient ook het gewicht van bepaalde belangen aan bod te komen, inclusief het effect van het besluit en het verwachte draagvlak. Voorts is het belangrijk de communicatie (met wie, wanneer, hoe) voor te bereiden.

Besluit – kenmerk

Het belangrijkste kenmerk van een besluit is dat met een beslissing een markeringspunt ontstaat. Een besluit is de afronding van een proces en vaak ook weer de startpunt voor een volgende fase. Bijvoorbeeld de uitvoering van het besluit. Degene die een besluit neemt is verantwoordelijk voor de inhoudelijke afweging en de wijze waarop de beslissing is genomen. Het is daarom van belang de overwegingen zorgvuldig te documenteren. Ook de weging van adviezen en aanbevelingen dient transparant vastgelegd te worden. Helderheid hierover bevordert consistentie en transparantie.

Bij besluiten heb ik als bestuurder ondervonden dat Bijbelse waarden een stabiele basis bieden bij gevoelige onderwerpen. Eerlijke afwegingen geven gelukkig ook rust.

Conclusie

Voor goede adviezen is kennis van het onderwerp en inzicht in de achtergrond van de adviesvraag belangrijk. De adviseur dient relevante kennis en informatie te delen. Voor goede besluiten is visie, inlevingsvermogen en daadkracht onmisbaar. Rol- en koersvastheid versterken de onafhankelijkheid van en de afstemming tussen adviseurs en bestuurders. Bijbelse waarden geven stabiliteit en rust bij eenvoudige én complexe vraagstukken.