Vergaderingen teamspirit of taaie stroop

Intro

De blog van deze maand gaat over vergaderingen of besprekingen. Iedereen kent wel voorbeelden van vergaderingen waar je met genoegen op terugkijkt. De bespreking verliep vlot en opbouwend. Goed voorbereide punten en concrete afspraken voor het vervolg. In een open bespreking was oog voor ieders belangen. Kortom je krijgt er energie van en je kijkt uit naar de volgende vergadering. Daarnaast kennen we ook besprekingen waar je weer moe wordt als je eraan terugdenkt. Veel woorden, allerlei vragen en cirkelredeneringen. Bij actiepunten blijft het oorverdovend stil. De één na de ander haakt af. Je voelt je energie wegvloeien en je denkt niet graag aan het volgende overleg.

Kortom vergaderingen met teamspirit of vergaderingen die voelen als taaie stroop. In deze blog de schijnwerper op verschillende aspecten van vergaderen. We zullen zien dat Bijbels rentmeesterschap ook op dit terrein richting geeft aan ons doen en laten.

Aanleiding en doel van vergaderingen

Er zijn meerdere aanleidingen voor het organiseren van vergaderingen. Vijf veelvoorkomende doelstellingen op een rijtje:

• informatie doorgeven en toelichten,
• planningen afstemmen en voortgang borgen,
• ideeën delen en nieuwe input opdoen,
• standpunten uitwisselen en discussies stroomlijnen,
• afwegingen maken en besluiten nemen.

Naast deze inhoudelijke redenen zijn ´face-to-face´ ontmoetingen onmisbaar voor persoonlijke contacten. Elkaar spreken en samen nadenken zijn essentieel voor duurzame samenwerking. Voor persoonlijke ontwikkeling is wederzijds sparren en reflecteren van groot belang.

Bij elk overleg is het goed om vooraf verwachtingen af te stemmen.

Ook kan het zinvol zijn dit tijdens de vergadering – bijvoorbeeld bij een break – nog een keer te checken. Dit biedt ruimte om gevoel te delen en voorkomt teleurstellingen. Als er sprake is van wederzijds respect en vertrouwen voelen deelnemers dat.

Opzet en vormgeving van vergaderingen

Er is een breed scala aan overlegvormen om elkaar te ontmoeten. Het gesprek ´s morgens bij binnenkomst met een kop koffie/thee in de hand is vaak de eerste ontmoeting. Even informeren naar persoonlijke omstandigheden en delen waar we vandaag mee aan de slag gaan. Door de ICT-voorzieningen zijn velen overigens bijna continue met elkaar ‘in overleg’. Dit heeft in de coronatijd een impuls gekregen. Onlangs zag ik dat een uitvoerder op de bouwplaats met zijn mobiel deelnam aan een bouwvergadering elders. De voortgang van de bouwwerkzaamheden werd op deze wijze ‘live’ besproken.

Afhankelijk van het doel van de bespreking is het goed een passende vorm te kiezen. Bij een overleg waarbij vooral lopende zaken worden afgestemd is feitelijke informatie belangrijk. Elke deelnemer dient hier tijdig over te beschikken. Blijkt dat er knelpunten te verwachten zijn dan staat het oplossen van deze zaken centraal. Dit vraagt – zeker bij complexe planningen – de nodige creativiteit. Als het na veel inspanningen lukt om de knelpunten op te lossen geeft dat een ‘kick’.

Bij besprekingen over lange termijnzaken, zoals bijvoorbeeld wijziging of uitbreiding van de organisatie, keuzes bij innovatie van producten of afweging tussen renovatie of nieuwbouw, is het belangrijk ruime tijd te nemen voor brainstorm en doordenking. Dergelijke beslissingen moeten rijpen. Ook het meenemen van anderen in de organisatie vraagt tijd en aandacht. Dit kan door open sessies te houden. Hiermee wordt een voedingsbodem gecreëerd voor ideeën. Als een lange termijnkeuze kan rekenen op een breed draagvlak ligt er een solide basis voor de volgende stappen.

Deelnemers aan vergaderingen

Mensen hebben behoefte aan sociale contacten. Ruimte en gelegenheden voor ontmoeting bevorderen het welzijn.

Bij overleggen is de inbreng van mensen met uiteenlopende dynamieken waardevol. Zo kijken mensen met een helikopterview anders naar zaken dan mensen die goed de weg weten in detailplanningen. Daarnaast vullen mensen met een theoretische en praktische insteek elkaar aan. In de theorie van Human Dynamics wordt onderscheid gemaakt tussen emotionele, mentale en fysieke dynamieken. Deze benaderingen herkennen en waarderen versterkt de interactie in alle overlegvormen. Dit is ook zichtbaar in de wijze waarop mensen vergaderingen of besprekingen beleven. De één zal graag tijd inruimen voor overleg, terwijl de ander veel liever direct ‘aan het werk’ gaat. ‘Laten anderen maar vergaderen, na afloop hoor ik wel wat er besloten is’. Kortom voor de één zijn vergaderingen hoogtepunten en voor de ander een noodzakelijk kwaad. Het is de kunst allen op een positieve wijze te betrekken bij de keuzes die gemaakt worden. Dit zet een streep onder de persoonlijke relatie. Als er vertrouwen is ligt de lat ook hoog om het vertrouwen waar te maken. Of anders gezegd niet te beschamen. Hierbij zal het betrekken van mensen bij afwegingen en keuzes ook maatwerk zijn. Een deel van de mensen zal zich niet uitspreken tijdens vergaderingen, terwijl ze wel betrokken zijn. Een mens is (gelukkig) een sociaal wezen en heeft behoefte aan echt contact met mensen. Dit bleek ook na de periode van veelvuldig gebruik van Teams, Zoom, etc. waarbij velen weer uitzagen naar persoonlijke ontmoeting.

Handreikingen voor teamspirit in vergaderingen (zonder taaie stroop)

In essentie zijn twee zaken doorslaggevend. Betrokkenheid op het onderwerp en betrokkenheid op mensen.

Zo is het een voorwaarde dat deelnemers het hoofddoel van de vergadering steunen. Betrokkenheid en toewijding om mee te werken aan dit doel is belangrijk. Dit betekent ook dat kritisch meedenken waardevol is. Een trein heeft om koers te houden immers ook dwarsliggers nodig.

Bij trainingen over ‘effectief of resultaatgericht vergaderen’ worden meerdere werkvormen behandeld en uitgeprobeerd. Om een goed overleg te bevorderen is mensenkennis en vooral zelfkennis belangrijk. Het herkennen én waarderen van  verschillende eigenschappen van mensen geeft ontspanning en verbinding. Als deelnemers in een groep uiteenlopende denk- en werkstijlen positief inzetten wordt de kracht van de groep groter.

De witte vlek bij de één wordt ‘als vanzelf’ opgevuld door de ander.

Onderscheiden gaven én het kunnen samenwerken laten zien hoe rijk de schepping is. Dit alles is aan mensen toevertrouwd om allereerst de Schepper te dienen en tegelijk de naaste van dienst te zijn. Door elkaar ruimte te geven en op te scherpen worden gaven erkend. Gezamenlijk werken aan doelstellingen bevordert ook wederzijdse verbinding. Vooral als de intrinsieke motivatie herkenning geeft. Kennis en ervaring delen in vergaderingen is kortom een Bijbelse opdracht.

Een aansprekend voorbeeld is te lezen in Hand. 15: 1-35 waarbij in Antiochië een vergadering werd belegd over de verdere  ontwikkeling van het zendingswerk. De meningen liepen sterk uiteen. Na goed luisteren naar elkaar werd gezamenlijk besloten het zendingswerk voort te zetten en zelfs meer mensen in te zetten. Met deze steun uit de achterban kon Paulus beginnen aan zijn tweede zendingsreis. Bijzonder is dat tijdens deze reis voor het eerst een Europees land (Griekenland) werd bezocht.

Samenvatting

Betrokkenheid op inhoud en op mensen zijn twee vereisten voor een vergadering met teamspirit. Heldere doelstellingen, relevante informatie en reële planningen zijn onmisbaar. Dit geldt ook voor het waarderen van elkaars kwaliteiten.